Xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử để thay thế cho hoá đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 và sẽ thay thế hoàn toàn Nghị định 51/2010/NĐ-CP vào ngày 01/11/2020. Để đẩy mạnh việc cung cấp thông tin, tuyên truyền nhằm giúp cho người dân nói chung và người nộp thuế nói riêng hiểu biết về hình thức hoá đơn này, ngành Thuế thông tin một số điểm chính về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử quy định như sau:

 A. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

 1. Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Theo khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ , những đối tượng sau phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

-Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

-Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:

Bước 1: Doanh nghiệp làm tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sủ dụng hóa đơn điện tử.

– Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Trong 01 ngày làm việc, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo theo mẫu 02 phụ lục ban hành kèm theo nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ  cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chưc khác, hộ cá nhân kinh doanh về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý:

– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

– Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

– Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này

B.Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1.Đối tượng được đăng ký sử dụng:

Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ , những đối tượng sau phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

– Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2.Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:

Bước 1: Doanh nghiệp làm tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sủ dụng hóa đơn điện tử.

Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ http://www.gdt.gov.vn/wps/portal và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Lưu ý:

– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

– Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.