Đối với những trường hợp cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới thì cá nhân NNT và tổ chức chi trả lương cần nắm được những quy định cơ bản về việc kê khai quyết toán TNCN để thuận tiện cho việc điều chuyển và thay đổi của tổ chức.

Tùy vào trường hợp cá nhân NNT có ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả lương mà có những quy định cụ thể về cách thức kê khai hồ sơ quyết toán TNCN cùng với đó là trách nhiệm của cá nhân và tổ chức trong việc kê khai đúng theo quy định và khai đúng thu nhập chịu thuế cũng như số thuế phát sinh/ khấu trừ.

Đối với cá nhân có ủy quyền cho tổ chức mới quyết toán thuế TNCN.  Tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có). Tuy nhiên cá nhân chỉ ủy quyền được cho tổ chức khi cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống. Cụ thể: Tổ chức cũ sẽ thực hiện kê khai đúng thu nhập chịu thuế và số thuế TNCN đã phát sinh/khấu trừ tại Tờ khai quyết toán thuế TNCN và phụ lục liên quan của tổ chức đối với cá nhân đó và không tích ủy quyền quyết toán thay với những cá nhân này. Tổ chức mới sẽ đánh dấu vào chỉ tiêu [04] tại Tờ khai Quyết toán thuế mẫu 05/QTT-TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Đối với cá nhân không ủy quyền cho tổ chức quyết toán thay mà tự quyết toán thuế TNCN hoặc tổ chức không thuộc trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và trong cùng hệ thống thì cá nhân phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công. Cụ thể: Các tổ chức cũ và mới khai đúng thu nhập chịu thuế và số thuế TNCN đã phát sinh/khấu trừ thực tế tại từng đơn vị và không tích ủy quyền quyết toán thay cho của các cá nhân điều chuyển trên tờ khai quyết toán thuế của đơn vị. Cá nhân đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế và thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).