Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; không thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.

Theo đó, để kiểm tra hóa đơn đầu vào, NNT có thể tra cứu bằng cách sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT:

Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu HĐĐT bằng tên đăng nhập (MST) và mật khẩu đã được cung cấp. Nhập mã captcha tương ứng.

Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 4: Tại chức năng “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, chọn/nhập thông tin:

+ “Trạng thái hoá đơn”

+ “Kết quả kiểm tra”: Tra cứu lần lượt 3 mục “Đã cấp mã hóa đơn”; “Tổng cục thuế đã nhận không mã” và “Tổng cục thuế đã nhận hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã).

+ “Ngày lập hóa đơn” theo khoảng thời gian muốn tra cứu (Thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần).

Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm”. Kiểm tra hoá đơn cần tìm ở 2 tab “Hoá đơn điện tử” và “Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”.

Bước 6: Hệ thống hiển thị danh sách hoá đơn thoả mãn điều kiện tra cứu.

Hệ thống hỗ trợ xem thông tin chi tiết từng hóa đơn, in hóa đơn và kết xuất hóa đơn ra định dạng XML, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các tính năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

Lưu ý:

• HĐĐT không có mã của CQT chỉ có thể tra cứu được khi người bán đã gửi dữ liệu đến CQT (tồn tại trên hệ thống HĐĐT).
• Không ít trường hợp khi kiểm tra thì hóa đơn hợp pháp nhưng sau đó đơn vị bán ra bỏ trốn dẫn đến rủi ro về hóa đơn, lúc này đơn vị mua vào sẽ phải giải trình với cơ quan thuế về hóa đơn có liên quan. Vì vậy, NNT cần thường xuyên tra cứu hoá đơn điện tử để kịp thời xử lý.