Những điều cần lưu ý đối với Doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

09/08/2019

Trong thời đại Công nghệ hóa hiện nay, Hoá đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Theo Điều 36, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực ngày 1/11/2018 quy định bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.

Khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm 3 bước đơn giản nhanh chóng như sau:

Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

2. Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng Hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng yêu cầu, kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Hiện nay, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, trong đó yêu cầu phải hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử quy định, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là cần thiết và bắt buộc, mang đến nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động chuyển đổi càng sớm, càng tiết kiệm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy trước đây.